保管の仕方いまやっているのは、なるべくジャンルに分けないで現在の担当の仕事を起きた順に時系列で見出しだけつけて、かまわずファイヘルシーていくやり方である。
それともう一つはすぐにファイヘルシーないで「一時ファイル」というものをつくつて、そこにとにかく投げ込んでおく。
すぐ重要だというのがわかればファイルに持っていくけれども実際はどっちつかずが多い。
捨てるにはちょっとしのびないものは一時ファイルに持っていく。
もちろん受け取った書類だとか郵便物は捨てる率が5割以上は間違いなくあり思い切りよく捨てるのが基本だ。
そのうえで、残ったものをこの中間的な一時ファイルに数ヶ月入れておくとよい。
それがどんどん膨らんでくるが半年ルールや一年ルールを定め、最低でも大掃除のときに見直す。
ファイルを見て一年間一回も使わなかったものや、なくてもたいしたことのないものがあれば、どんどん捨てていく。
この過渡的な状態に置くというやり方はグッドだ。
メモの処理メモについてはよくいろいろなメモ用紙に書いておくことが多いけれどもできるだけ私はノートを使っている。
ノートも時系列にして一冊のノートに、会議であろうが、電話メモだろうがその他のメモだろうが全部書いていく。
転記するのは面倒くさいので、誰かが書いたメモであれば糊でそれに貼る。
時系列ジャンルなし状態で続けていても回ることはない。
過去にさかのぼってみるのは、意外と少ないことに気づく。
でも2ケ月に一回ぐらいしかない会議で前回のを踏まえて今回やろうとした場合に過去を眺めると、「ああこういうことが議論されたんだな」とわかるので効率化には大いに役立つ。
それを見ないでやるとよくあるのは、向こうも忘れていて、前回議論したようなところをだぶってやってしまう。
これで効率が一気に悪くなる。
eメールは「まとめ処理」で電子メールについては、現在多いときは日に40〜50通来る。
会社では常時接続のパソコンで対応しているが、メールは他の作業をやっていても通知が入るオプションがある。
多くの人はそれを使って、作業中音がして「メールが何通届いています」と表示が出る。
それが3通、5通、7通となってきて、「ああ、もう駄目だ」と、10通になったらメールのほうのウインドウに行って処理する人がいる。
けれども、これは思考が中断されるので、作業効率を落とすことになる。
どんなに緊急のメールであっても、その場で答えなければならない率はおそらく数パーセントに過ぎない(そのとき相手がつないでいるかは先方には不明だ)と思うので数時間以内の場合によってはその日に見てもらえればいいという時間的なスパンで来るものが多い。
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